Pengertian Surat Dinas Dan Fungsinya

Pengertian Surat Dinas

Apa itu surat dinas? dan apa itu fungsi surat dinas? kita akan megulasnya secara singkat mengenai pengertian dan fungsi dari surat dinas, yang dimaksud surat dinas adalah suatu surat yang dibuat oleh suatu lembaga atau instansi dengan tujuan untuk keperluan dinas. atau jika kita definisikan surat dinas adalah surat yang isinya permasalahan tentang kedinasan dan biasanya surat dinas ini dibuat oleh lembaga atau instani formal.

Surat dinas dibuat untuk keperluan kegiatan kedinasan, baik itu pemerintahan dan swasta, itu karena fungsi kedinasaan tidak hanya berlaku pada pemerintahan tetapi kedinasan juga berlaku untuk lembaga swasta, surat dinas biasanya berisi berupapa pemberitahuan pengumuman, pemberia izin, pemberian tugas dan lain - lain.

jika kita menemui suatu surat yang dikiriman dari satu pihak ke pihak lannya yang isi suratnya berhubungan dengan kepentingan tugas atau kegiatan instanai atau dinas, surat yang demikian di sebut surat resmi, bisa disebut surat resmi itu karena surat tersebut ditulis dengan bahasa yang resmi, dan surat dinas termasuk surat resmi karena di tulis menggunakan bahasa yang resmi.

Gambar: hestunodya.blogspot.com

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Surat dinas sebagai pedoman kerja, contohnya surat keputusan, surat pengambilan instruksi, dan surat pemberian izin.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat, surat dinas bisa dikatkan pengingat karena surat dinas dapat dijadikan arsip bagi instansi atau lembaga yang mengeluarkan.
3. Surat dinas sebgai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Surat dinas sebagai alat bukti, contohnya adalah surat perjanjian 

Ciri - Ciri Surat Dinas

Pada Surat dinas memiliki ciri - ciri sebagai berikut :

1. Terdapat kop surat dan nama instansi atau lembaga.
2. Terdapat salam pembuka dan penutup
3. Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi.
4. Terdapat cap stampel dari instansi atau lembaga yang membuat.

Bagian - Bagian Surat Dinas

Surat dinas memiliki bagian - bagian tersendiri yang berbeda dengan jenis surat lainya, bagian - bagian yang terdapat dalam surat dinas adalah sebagai berikut

1. Kepala surat atau kop surat

Kop surat inilah yang membedakan antara surat formal dan non formal, kop surat terdapat pada bagian atas surat yang terdiri dari logo instansi atau lembaga, nama dan alamat instansi atau lembaga, 

2. Tanggal surat

Tanggal pada surat dinas terdiri dari nama tempat dan tanggal dimana surat dibuat.

3. Nomor surat

Nomor surat dinas terdiri dari kode surat, nomor urut surat, identitas instansi, dan tahun dibuatnya surat.

4. Lampiran

Lapiran dalam surat dinas ini digunakan saat ada tambahan lembaran dan jika tidak ada tambahan lembaran maka di isi dengan tanda strip (-).

5. Prihal

Prihal dalam surat dinas merupakan isi pokok surat dinas, misalnya untuk apa dan siapa surat dinas itu dibuat.

6.  Alamat 

Penulisan alamat dalam surat dinas terdapat 2 macam yaitu untuk perorangan dan untuk instansi atau lembaga, jika surat dinas ditunjukan untuk instansi secara terbuka maka penulisanya langsung saja "kepada" setelahnya nama instansi, jika surat ditunjukan kepada orang banyak maka menggunakan kata "bapak" dan "ibu", jika surat ditunjukan untuk perorangan atau jabatan tertentu maka menggunakan "yth".

7. Salam pembuka

Pada awal surat dinas selalu diginakan salam pembuka hal ini berguna untuk menunjukan sopan santun.

8. Isi surat 

Isi surat dinas harus sesuai dengan prihal yang disampaikan sebelumnya.

9. Salam penutup

Salam penutup ditunjukan sebagai akhir dari surat dinas.

10. Nama

Nama dalam surat dinas ini adalah nama / pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan tidak selalu dipakai dalam surat dinas, tetapi jika dibutuhkan tembusan ini bisanya ditunjukan untuk instansi atau pejabat terkait.

Demikian sedikit ulasan mengenai penjelasan pengertian surat dinas dan fungsinya semoga dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat untuk anda semua.

Share :